データ活用システム　その９

受注一覧をExcelで参照できるようにしました。

従来は、コンピュータから毎朝数百ページに及ぶ印刷帳票がプリンタから出力され、それに手書などを行い受注を管理していました。一人当たり500件から多い人は5,000件もの受注をさばいていましたので、納期管理業務の労力は相当なものでした。

プリンタなので紙がなくなったり、うまく印刷できないと、仕事が停滞します。

Excelなら印刷の待ち時間もなく、PC上で管理がほぼ完結すると思われました。が、やはり紙を無くす段階になって、現場の方々からは様々な懸念がある事を言われ、抵抗されました。

・ネットワーク障害があったらどうするのか。

・PCの障害があったらどうするのか。

・Excelだと限られた情報しか一度に見えない。左右の画面移動はしたくない。

などを始め、現場の皆さんは新システムへの完全移行には大きな抵抗があるようでした。

それまでも様々な要望や懸念に対してシステムで対応できる事は行ってきましたが、それでも紙を無くす事には相当な抵抗がありました。

現場の皆さんに１ケ月紙とExcelで業務を行ってもらったのですが、実態は従来の紙の台帳を主体で業務を行っている事がわかりました。

協議はまとまらず、諦めかけた時に、現場の女性リーダーが、「私がExcelだけで業務をしてみます。なのでもう１ケ月時間が欲しい。」　と言ってくれました。

この提案に、私は涙が出るくらい嬉しく感じた事を覚えています。実際はそのリーダ以外にももう１－２名Excelだけで業務をしてくれた様でした。

そして、１ケ月後の大阪での検討会。私はまな板の鯉の心境で会議に臨みました。

続きはまた明日。

2025年10月14日

社内IT応援ブログ