データ活用システム その８
連結売上管理のシステムは作ったものの、私の信用もまだないのも原因であまり活用度は上がりませんでした。
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そん中大阪営業の企画の方にお声がけ頂き、現場スタッフの業務改善の課題を頂きました。
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ひとりの担当者が管理する受注は500件～5,000件、全ての受注を工場と交渉などして納期を獲得する作業に大変な労力を割いていました。
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システムからは毎日、帳票（紙）に担当者毎に数百ページの受注一覧が配布され、それを台帳として業務に活用していました。
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顧客から問い合わせがあれば、台帳を見ながら受注の確認、納期の回答を行います。約束された納期は工場が適時システムに入力してくれるとは限らず、台帳に手書きで書き込んだり、付箋を貼って管理している状況でした。
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帳票に収まる項目も限られており、細かな情報は都度システムの画面で確認をしている状況でした。
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そこで全く自信はなかったのですが、受注の台帳の情報＋必要な項目をExcelに表示させるだけのシンプルなものでした。付箋などで書き込んだ情報もExcel上に書き込めるようにし、その情報がサーバーに保管され、翌日などに再度データ照会した時にもその付箋情報も一緒に表示されるようにしました。
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Excelにはフィルターという便利な機能もあり、データの検索も瞬時にできるようにしました。
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システム技術的には平凡すぎるほどシンプルなものでしたが、想像以上に担当者には好評でした。付箋やフィルターなどを使って管理がスピーディになるだけでなく、営業担当者も同じ情報を見られる事で、情報共有や顧客サービスレベルが上がる可能性があるとの事でした。
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当時、データウエハウスというシステム概念が広まりつつあり、私の活動もまさにそれだったように思いますが、データウエハウスは参照だけでデータの更新はしないという定義でした。
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でも、そんな定義は私達には関係なく、とにかく業務に役立つ仕組みを作る事が何よりも大事だという一心でした。
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関西地区の営業スタッフ全員にシステムを導入し、教育も行ったのですが、紙の台帳を無くす事には大きな抵抗がありました。
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この続きはまた来週。
2025年10月10日
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