伝えるって難しい
社内IT部門から、各利用部門や経営層の方々に説明する機会が多くあると思います。
そんな時、皆さんはどんな事に気を付けたり工夫をされていますか。
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これも一種のコミュニケーションの一種ですからHow toの正解はないと思っています。
が、一般的にはほとんどの方は社内ITには興味がないしわからないというのが現実ではないでしょうか。ITシステムを商売にしたり、ITシステムそのものが企業の生命線でない限り社内IT部門の位置づけそのものがそれほど高くないというのが日本企業の現実のように思います。
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そんな現実の中、私が心掛けている事をいくつかご紹介します。でもこれを実践していても伝わらない場面が多い現実に今日も打ちのめされました。
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１）目的や背景をまず説明。
システムの説明(How)よりも目的(What)が腑に落ちないと聞いてもらえません。
２）相手に合わせて説明の方法や内容も変える。
同じ内容でも説明する相手によって内容を変えます。だって興味のある事やおかれた立場や業務影響などがそれぞれ違いますから。
３）文章よりも図で説明する。
パワーポイントに文章を並べる人よりも、１枚の図で説明するように心がけます。
４）説明は最大45分。
人間の集中力は45分が限度と聞いた事があります。なので一方的には話をするのではなく相手に考える間を説明の中で作ったり、質疑応答の時間を長くするようにしています。
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自分が話したい事を説明するのではなく、相手が聞きたい事に合わせて説明する事が基本だとは思いますが、その領域に至るまでにはまだまだ時間と経験が必要なのかもしれません。
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だれかに何がダメなのか教えて頂きたいですね。
2025年4月16日