業務改善の進め方
以前、10個の改善よりも1個の改革というお話をしました。
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が、改善をしない訳にもいきませんよね。なので今日は私の改善の進め方をお話します。
ある部門から業務改善を依頼されたとしましょう。
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私は現状の業務のやり方を詳細に聞くことはあまりしません。なぜなら、それは過去の歴史の中で進められてきた結果であって、今そのやり方が100点とは限らないからです。
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私は、まず業務の目的とInput情報とOutput情報を主に聞きます。
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InputやOutputが他の部門と関係していれば、その部門にも話を聞きます。
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つまり業務全体の流れを把握する事に努めるのです。
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全体像がつかめたら、最終Outputが本当に今求められているものなのか。を最終利用部門に確認をします。以外と作業している人は必要性を疑わず業務しているケースも多く、改善の思考そのものが無い事もあります。 もしかしたら10個の情報の内、今は6個くらいしか必要ないかもしれません。もしかしたら帳票ではなく、最終Outputの元データを提供すれば良いだけかもしれませんし、Output自体の必要性がなくなっている可能性もあります。
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最大の業務改善は業務自体を無くす事です。必要性がどうしてもある場合は、InputとOutputをいかに短くするかを考えます。もしかしたらOutputを求めている部門にInputの情報にアクセスできるようにしてあげれば解決することもありますよね。つまり情報の流れをいかに短くできるかを考える事で、結果無くせる業務が浮き彫りになる事もあります。
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部門からの依頼で、こんな事できませんか？と言われたらそれはチャンスです。こんな事自体を実現する事よりも、広い視野で業務全体を設計しなおす事。これこそが業務改善の極意だと私は思っています。
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部門の垣根を超えた業務改善ができるのは社内IT部門の特権です。小さな事にはこだわらず大きな視点で再設計していきましょう。
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それがいつの間にか改革レベルの話になっているかもしれませんよ。
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2025年5月15日
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